- Việc triển khai cơ bản các Webninar trên Teams đã được thêm một số tính năng được người dùng yêu cầu nhiều vào hệ sinh thái Microsoft Teams. Giờ đây, Microsoft đã ra mắt phiên bản kế tiếp của Microsoft Team webinar (2.0). Theo Microsoft, họ đã thu thập các phản hổi của khách hàng khi họ phả triển bản phát hành mới này để tạo ra giải pháp hội thảo webinar end-to-end phục vụ cho đa dạng các sự kiện như: ra mắt quảng bá sản phẩm, định hướng cho nhân viên mới, giới thiệu ngắn sản phẩm và đào tạo. - Hôm nay, bài viết sẽ giới thiệu thêm một số tính năng mới của webinar 2.0 rất hữu ích để quản lý và triển khai nhanh chóng trên Microsoft Teams. TẠO MỘT WEBINAR MỚI: - Như trước đây, tùy chọn tạo một webinar mới ở menu New Meeting trong ứng dụng Teams calendar sử dụng được trên cả Windows, Mac hoặc trình duyệt web. Nếu chính sách Teams event được cấp cho tài khoản của bạn để cấp quyền tạo các webinar sử dụng giao diện mới, Teams sẽ hiển ra màn hình để chọn thông tin về sự kiện mới. - Để tạo một webinar, trước tiện bạn phải nhập các mục cơ bản trước. Vì một webinar được lên lịch trong calendar event, sẽ có các mục như: name, description, date, và organizers như hình dưới. Cài đặt các thông tin cơ bản cho Webinar mới trên Microsoft Teams - Khi các nội dung chi tiết sự kiện cơ bản hoàn tất, lưu webinar lại (Save and send invites). Việc tạo thêm một webinar mới vào Calendar của người tổ chức và gửi thư mời tới các diễn giả và người đồng tổ chức vào Calendar của họ. - Webinar lưu lại tạo một sự kiện mới trong hệ thống MS Teams, bao gồm đơn vị đăng ký và Workspace trực tuyến được dùng để làm host cho webinar đó. Giống với Teams meetings, webinar có một URL riêng để cho phép người tham gia truy cập vào sự kiện. Trong ví này, đường link demo như sau: - Sau khi tạo sự kiện trực tuyến, bạn có thể cập nhật các ứng dụng trong webinar và các tùy chọn cho cuộc họp đó. Về cơ bản, webinar là một bản chỉnh sửa của Teams meeting, vì nhiều tùy chọn sẵn có tương đồng như: tự động ghi lại, kiểm soát sảnh tiếp nhân… Bạn cũng có thể thêm nhiều diễn giả và đồng tổ chức vào sau nếu cần thiết. Nhà đồng tổ chức (Co-organizers) có thể quản lý phần của webinar, chăng hận như phê duyệt đơn đăng ký tham gia. Tuy nhiên, họ khong thể thay đổi các chi tiết nền tảng của webinar như thời gian và các diễn giả. CHỈNH SỬA HỒ SƠ THÔNG TIN VỀ DIỄN GIẢ: - Bước kế tiếp là thêm Thông tin tiểu sử diễn giả (Speaker Bios) như hình dưới. Tính năng Speaker Bios trên trang công khai cho sự kiên, vì vậy điều này thêm quan trọng vì thông tin có thể thu hút người nghe tiềm năng. Hiện tại MS Teams chưa hỗ trợ lưu giữ thông tin Speaker Bios lại nên bạn sẽ phải nhập lại mỗi khi tạo sự kiện webinar mới. Một bảng Speaker Bios (Tiểu sử) mẫu cho trang công bố của Webinar - Cấu hình kiểm soát giấy đăng ký cho người tham dự tiến hành ghi danh vào sự kiện. Một số cài đặt quan trong hiển thị trong hình minh họa bên dưới, bao gồm số lượng người (mặc định là 1000) và nếu bạn định sẽ xác nhận thủ công thư đăng ký thủ công. Mặc định, người tham dự webinar có thể đăng ký cho đến khi sự kiện bắt đầu, nhưng bạn có thể giới hạn lại thời gian này. Chẳng hạn, bạn có thể dụng việc đăng ký một giờ trước sự kiện. Cài đặt giấy đăng ký tham dự cho Teams webinar - Ngoài ra còn có khả năng tùy chỉnh lại các nội mà người đăng ký phải cung cấp cho bạn. Dữ liệu người tham gia cơ bản như tên, công ty, và vị trí công việc đều được hỗ trợ, và nhà tổ chức có thể thêm một số dòng để ghi lại thông tin bắt buộc và không bắt buộc khác mà hộ muốn người tham gia nhập (bằng văn bản, ô tích chọn, hoặc checkbox). - Người tổ chức có thể cập nhật lại chi tiết sự kiện như Speaker Bios, mô tả cho Webinar, và các yếu tố tùy theo chủ đề bằng cách truy cập vào sự kiện trong lịch của họ và chọn Manage event. Chi tiết sự kiện có thể thay đổi ngay cả sau khi nó đã được công bố và đang diễn ra. Tùy nhiên, nhưng người đã đăng ký sẽ không cần yêu cầu cập nhật lại thông tin của họ. NÂNG CAO CHO WEBINAR VÀ TEAMS PREMIUM: - Vào thời điểm này, chúng ta đã được trang bị các tính năng nâng cao cho webinar trêm MS Teams dành cho nhà tổ chức có tài khoản Premium. Các tính năng đó bao gồm: Cài đặt ngày giờ đăng ký bắt đầu / kết thúc. Xác nhận thủ công giấy đăng ký. Mở danh sách chờ (Waittist) cho sự kiện. - Tính năng nâng cao phù hợp cho các webinar có lượng người tham dự lớn. Lưu ý rằng Premium License cũng bao gồm các tính năng khác mà bạn có thể tham khảo ở trang chủ của Microsoft Teams. Nếu bạn chỉ cần webinar đơn giản mà không cần các tính năng trên, bạn không cần phải mua Teams Premium Licenses. TRANG TRÍ / TẠO GIAO DIỆN CHỦ ĐỀ CỦA WEBINAR: - Chủ đề là bước nhỏ để tùy chỉnh các phần hình ảnh mà người tham gia thấy khi họ truy cập vào trbag webinar và nhận email về webinar. Theming mà nhà tổ chức có thể chọn cho sự kiện bao gồm: Hình ảnh Banner cho Event site. Logo được sử dụng trong email. Màu sắc của các nút lệnh trong Event site. - Hình ảnh sau cho thấy cách để thêm một hình ảnh vào làm banner, tải lên một file cho logo, và chọn màu sắc làm chủ đạo. Bạn cũng có thể thấy Teams cảnh báo cấu hình Azure AD cho Host-tenant không có cài đặt về chính sách riêng tư. Có thể dễ dàng sửa thông báo này bằng cách vào phần tổng quan người dùng của Azure AD admin center, chép đường dẫn tới trang web mà mọi người có thể tìm thấy cam kết riêng tư ở đây. - Hình ảnh minh họa bên dưới hiển thị thông báo lịch diễn ra Webinar thông qua y email, được gửi bằng Teams khi người tham dự đăng ký thành công. Thông báo này có sử dụng các đồ họa rõ ràng. Bạn cũng có thể thấy Microsoft thêm tên đối tượng tổ chức vào tên hiển thị của email và địa chỉ SMTP để cho biết tổ chức nào làm host webinar này. Thông tin này được lấy từ cấu hình Tenant, và không thể ghi đè thông tin đó cũng như sử dụng tên hiển thị khác. - Các phần hình ảnh xuất hiện trong trang đăng ký sự kiện ở hình dưới. Ở đây, trang sử dụng cho một sự kiện khác. Các nội dung sự kiện, tiểu sử diễn giả và cơ hội đăng ký tham gia sự kiện được tích hợp vào một trang thiết kế đẹp mắt. Bạn cũng có thể thấy số hiện đã đăng ký (đã được xác nhận mới được tính) nếu webinar có cài đặt công bố thông tin này. THÊM VÀO GIÁM SÁT NGƯỜI THAM DỰ SỰ KIỆN: - Để cho phép mọi người đăng ký cho webinar, người tổ chức công bố URL cho trang sự kiện theo phương án marketing phù hợp (Email, QR code, Social networks...). Đối với các sự kiện nội bộ, việc này có thể thông qua email hoặc một bài đăng trên kênh Teams. Sự kiện mở có thể được để đường dẫn trên website công ty/tổ chức. - Click vào Register sẽ mở hộp thoại để thu thập thông tin người tham dự được cấu hình trong cài đặt của sự kiện (như hình dưới). Các thông tin như First name, Last name, và Email. Những ô có thể thêm vào như: công ty, thành phố.v.v. Như đã nói ở trên, Microsoft kiểm soát đặt các mục có sẵn, và bạn không thể thay thế các phần đó. - Nếu một user đã đăng ký tới Azure AD, trang tự động điền vào các ô. Sự thuận tiện này giúp bạn đăng ký với chỉ 1 cứ click. Mặt khác, nếu bạn muốn đăng ký cho người khác, bạn phải đăng xuất ra ngoài hoặc sử một cửa sổ trình duyệt ẩn danh khác, vì bạn không thể ghi đè cho các ô được tự động điền. - Nếu việc tham gia webinar cần phải đợi phê duyệt, email được gửi đến từng người tham dự tiềm năng đơn của họ đang được xem xét. Đơn sẽ vào hàng đợi phê duyệt bởi nhà tổ chức hoặc người đồng tổ chức (như ảnh minh họa). Khi đã được chấp thuận, người tham dự nhận một email có các chi tiết về sự kiện. TỔ CHỨC WEBINAR DỄ DÀNG VỚI MICROSOFT TEAMS: - Khi đến thời điểm tổ chức webinar, mọi thứ sẽ hoạt động như Teams meeting thông thường. Sự kiện có thể được ghi lại, ứng dụng Q&A được sử dụng để giải đáp các thắc mắc của người tham dự, phụ đề, và bảng báo cáo hiện diện người tham dự. Điều hành một webinar với 1000 khách mời chỉ như một Teams meeting và một đội kỹ thuật nhỏ là hoàn toàn khả thi. - Trải nghiệm hội thảo trên web cho người dùng cuối và người tổ chức thật tuyệt vời. Bạn có thể kiểm soát ai có thể chạy webinar theo chính sách và chỉ định Teams Premium License để cho phép mọi người sử dụng các tính năng webinar nâng cao, nhưng không có sự giám sát trung tâm nào đối với webinar do một tổ chức điều hành, đối tượng mà webinar thu hút, v.v. Như mọi khi, phía quản trị viên có thể có một chút sáng tạo đối với một tính năng mới, nhưng đó là lý do tại sao PowerShell được phát triển song hành với MS Teams.
