3 Thủ Thuật Giúp Tăng Hiệu Quả Cuộc Họp Với BenQ

3 Thủ Thuật Giúp Tăng Hiệu Quả Cuộc Họp
Các cuộc họp không mang lại hiệu quả khi những người tham dự không có sự chuẩn bị và gặp nhiều trục trặc kỹ thuật. Để giúp các cuộc thảo luận của bạn trở nên sinh động hơn hãy thử áp cách áp dụng ba thủ thuật đơn giản sau

Đã bao nhiêu lần bạn thầm nghĩ “Gửi email là được rồi, cần gì phải họp...” sau khi ngồi trong một cuộc họp kéo dài hàng giờ ? Chúc mừng, không phải chỉ mình bạn nghĩ vậy đâu. Theo Forbes, nhiều nhân viên cảm thấy các cuộc họp là một khoảng thời gian tồi tệ, phản tác dụng hơn là hữu ích. Họ đã bày tỏ rằng các cuộc họp thường cản trở tiến độ hơn là để giúp họ hoàn thành công việc.

Nhưng dù muốn hay không, các cuộc họp vẫn phục vụ một mục đích không thể thực hiện được bằng trao đổi email, tin nhắn tức thì hoặc cuộc gọi thoại. Trên thực tế, một số CEO muốn duy trì việc tổ chức các cuộc họp, với điều kiện là phải có hiệu quả. Vậy làm cách nào để bạn tiến hành các cuộc họp mang lại hiệu quả cao mà không lãng phí thời gian của bất kỳ ai? Dưới đây là 3 thủ thuật có thể áp dụng thực tế.

1. Chuẩn bị một chương trình và lịch trình buổi họp rõ ràng
Bất kể đó là cuộc họp đột xuất hay định kỳ, điều quan trọng là phải lên lịch trước và cung cấp cho mọi người tham dự một chương trình làm việc được xác định rõ ràng trong buổi họp. Chương trình này phục vụ hai mục đích. Đầu tiên, nó tự động cắt giảm số lượng người tham dự cuộc họp. Thông thường, nhân viên các phòng ban không liên quan thấy mình bị ngồi trong các cuộc trò chuyện dài dòng mà họ không cần thiết phải đóng góp ý kiến. Thật lãng phí thời gian đáng lẽ họ có thể sử dụng để thực hiện những nhiệm vụ khác đúng vai trò hơn. Do đó, điều quan trọng là chỉ mời những người có vai trò cần thiết vào cuộc thảo luận. Để các cuộc họp diễn ra tốt hơn, Tạp chí Harvard Business Review khuyến nghị hạn chế số người tham dự ở mức dưới 8 người.

Kế đến, chương trình họp giúp mọi người luôn có sự chuẩn bị và thống nhất ý kiến. Biết trước những gì sẽ được thảo luận giúp những người tham gia cuộc họp có nhiều thời gian để đưa ra các ý tưởng mà họ có thể chia sẻ với những thành viên còn lại. Bằng cách này, sẽ tiết kiệm được thời gian họp tốt hơn. Thay vì dành vài phút đầu để giới thiệu tóm tắt về mục đích buổi họp, người chủ tọa có thể ngay lập tức đi sâu vào chi tiết cụ thể nhiệm vụ của từng cá nhân trong khi những người còn lại có thể sẵn sàng đóng góp ý kiến các giải pháp của họ.

Khi lên lịch, lên chương trình cho các cuộc họp trong tương lai, hãy đảm bảo đặt phòng và gửi các nội dung chính trước thời hạn. Dòng Màn hình tương tác BenQ DuoBoard được tích hợp với các giải pháp như Meeting 365 cho phép các những nhân viên tổ chức cuộc họp đặt trước phòng họp một cách dễ dàng đồng thời gửi chương trình họp từ qua email cho toàn bộ nhân viên CTY.

2. Tránh mọi trục trặc
Trong các cuộc họp, bạn sẽ gặp khá nhiều lý do để trục trặc kỹ thuật. Bất cứ điều gì ngăn cản và khiến bạn trễ giờ họp đều được coi là "trục trặc kỹ thuật". Đó có thể là những việc đơn giản như loay hoay tìm cách kết nối laptop của bạn với màn hình hoặc chuyển đổi dây cáp HDMI cho người thuyết trình khác (gắn dây cáp HDMI sang một laptop khác). Những trục trặc nhỏ này có thể làm gián đoạn ý tưởng của mọi người trong một cuộc thảo luận sôi nổi. Công nghệ thế hệ mới luôn giúp chúng ta loại bỏ những trục trặc kỹ thuật càng nhiều càng tốt.

Không nên để những người tham gia cuộc họp phải can thiệp vào những vấn đề kỹ thuật. Nếu phòng họp của bạn sử dụng nhiều thiết bị công nghệ — cho dù đó là màn hình, máy chiếu hay thiết lập VoIP — nếu chúng bị hạn chế kết nối các loại thiết bị cá nhân của bạn hoặc khiến cho các tác vụ trở nên phức tạp hơn, hãy cân nhắc để tìm giải pháp thay thế chúng. Các thiết bị công nghệ cho phòng họp phải đủ đơn giản khi vận hành để bạn có thể chỉ cần bước vào phòng, mở nguồn là có thể bắt đầu sử dụng ngay.


3. Khuyến khích các hoạt động cộng tác tích cực
Cuối cùng, các cuộc họp hiệu quả luôn phải có tính cộng tác cao. Về cốt lõi, các cuộc họp kinh doanh không bao giờ là những hoạt động cá nhân đơn lẻ. Các nhân viên có chức năng khác nhau được tập hợp để lấy ý kiến đóng góp vì cần có chuyên môn ở các lĩnh vực khác nhau để đưa ra các giải pháp toàn diện. Đây là lý do vì sao phải tạo cơ hội cho việc tiếp nhận các phản hồi và giải pháp làm việc cộng tác là điều cần thiết, đặc biệt là trong các buổi họp đề xuất tư duy sáng tạo.
Các công cụ như bảng trắng (tương tác tại phòng họp hoặc từ xa qua Cloud), chia sẻ nội dung tương tác hoặc thăm dò ý kiến, tạo điều kiện cộng tác tích cực và cho phép những người tham gia cuộc họp làm được nhiều việc hơn là chỉ nói ra suy nghĩ của họ. Đặc biệt, tính năng Cloud Whiteboard cho phép các đồng nghiệp không chỉ trực quan hóa ý tưởng của họ mà còn có thể gửi các tệp đa phương tiện lên bảng để trình bày thực tế hơn.


Mặt khác, chia sẻ nội dung màn hình tương tác cho từ xa và không dây cho phép những người tham gia cuộc họp cộng tác bằng cách chỉnh sửa bản thảo hoặc dự án đang hiển thị trên màn hình theo thời gian thực. So với cách truyền thống khi trình bày một file thuyết trình tĩnh, Cloud Whiteboard là nền tảng nơi mọi phản hồi được đối chiếu trong cuộc họp và có thể được áp dụng thực tiễn sau buổi họp, việc mở, chú thích trên tệp dự án trong cuộc họp đảm bảo rằng các mục chỉnh sửa không dễ bị quên và được lưu lại chính xác nhất. Tất nhiên, không phải mọi dự án hoặc buổi họp đều có thể được hoàn thành trong một lần thảo luận. Các giải pháp phòng họp tốt sẽ cho phép bạn lưu lại hoặc trích xuất các slide để bạn có thể tiếp tục sử dụng chúng sau này.

Các cuộc họp nên tạo điều kiện để tăng tính cộng tác giữa các nhân viên và tăng hiệu quả truyền đạt. Với các thiết bị và giải pháp thích hợp, bạn có thể tổ chức các buổi họp hiệu quả hơn giúp người tham dự không bị phân tâm hoặc giới hạn các tính năng sử dụng.

Tìm hiểu Giải Pháp Màn Hình Hiển Thị của Chúng Tôi giúp các cuộc họp trở nên sôi nổi và thu hút hơn

Bạn đang cần cải tạo công nghệ cho phòng họp?
Liên hệ chúng tôi
Tel/Zalo: 0917684899
Mail: info@thegioimang.vn


BenQ Display Solution
BenQ APAC YouTube
BenQ APAC