Các mẹo và thủ thuật trong Microsoft PowerPoint đầy đủ nhất cho dân làm việc văn phòng

Cách lặp lại slide PowerPoint tự động
Slide PowerPoint không chỉ dùng để thuyết trình mà còn được sử dụng vào rất nhiều mục đích khác nhau như làm video trình chiếu nội dung nào đó như trong đám cưới, hội nghị. Với những sự kiện như vậy thì người dùng sẽ có nhu cầu chiếu nội dung slide liên tục mà không cần click vào màn hình, bỏ giao diện màn hình trắng không có nội dung khi kết thúc mỗi slide. Để làm được điều này thì ngay trong thiết lập của PowerPoint cũng có tùy chọn lặp lại bản trình bày kèm theo đó là một số thiết lập khác để bạn sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách lặp lại slide trình bày PowerPoint.

Video hướng dẫn lặp lại slide PowerPoint

Hướng dẫn lặp lại slide PowerPoint tự động

Bước 1:

Tại slide PowerPoint chúng ta nhấn vào nhóm Slide Show rồi nhấn tiếp vào biểu tượng Set Up Slide Show.



Bước 2:

Trong giao diện mới tại phần Show options bạn tích chọn vào Loop Continuously until Esc rồi nhấn Ok ở bên dưới.

Như vậy khi người dùng click chuột thì slide sẽ tự động được lặp lại. Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng khi chúng ta thuyết trình do bạn có thể click chuột khi trình chiếu. Nếu trình chiếu video liên tục thì người dùng cần thiết lập thêm bước tự động chuyển slide dưới đây.



Bước 3:

Để thiết lập chuyển đổi slide tự động mà không cần bạn phải click chuột, cũng tại giao diện Set Up Show chúng ta tích chọn vào Using Timings, If Present trong nhóm Advance Slides. Tiếp đến tích chọn vào Browsed at a Kiosk (Full Screen). Khi đó giao diện thiết lập hiển thị như hình dưới đây. Nhấn Ok để lưu lại.

Việc tích vào tùy chọn Browsed at a Kiosk (Full Screen) sẽ vô hiệu hóa phím quay lại và chuyển tiếp khi trình chiếu trên slide và slide được chiếu tự động cho dù có click vào màn hình.



Bước 4:

Tiếp tục thiết lập thời gian chuyển giữa các slide. Quay trở lại slide thuyết trình nhấn vào tab Transitions, sau đó tại nhóm Timing tích chọn vào After rồi chọn thời gian mà bạn muốn mỗi slide thuyết trình. Sau đó nhấn Apply to All.

Như vậy slide trình bày sẽ phát liên tục tự động cho tới khi bạn nhấn vào nút Esc để dừng lại.

 

Cách chèn chú thích chân trang trong PowerPoint
Cũng giống như Word hay Excel, khi trình bày tài liệu nội dung trên PowerPoint cũng sẽ cần có một số từ ngữ, ký hiệu,... cần chú thích để người xem hiểu thêm về nội dung đang trình bày mà bạn không muốn thuyết trình. Để thêm ghi chú chân trang footnote trong PowerPoint, chúng ta chỉ cần thực hiện các thao tác như khi chèn tiêu đề đầu trang, cuối trang trong PowerPoint là được. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách chèn footnote trong PowerPoint.

Video hướng dẫn chèn ghi chú chân trang PowerPoint
Hướng dẫn chèn footnote trong PowerPoint
Bước 1:

Chúng ta mở slide và tìm tới nội dung cần chèn chú thích. Tiếp đến chúng ta cần nhập ký tự tại từ cần chú thích để báo hiệu có chú thích kèm theo. Sau đó chúng ta bôi đen ký tự đó.



Bước 2:

Trong nhóm Font người dùng nhấn vào biểu tượng mũi tên. Khi đó hiển thị giao diện để thiết lập font chữ, tích chọn vào Superscript rồi nhấn OK.



Khi đó ký hiệu mà bạn thêm được chuyển sang kiểu ký tự đặc biệt như hình dưới đây.



Bước 3:

Tiếp tục trong nhóm Text người dùng nhấn vào mục Insert rồi chọn Header & Footer.



Bước 4:

Chuyển sang giao diện mới người dùng tích chọn vào ô Footer rồi nhập nội dung muốn ghi chú ở thanh bên dưới. Sau đó nhấn Apply để áp dụng cho slide hiện tại.



Khi đó ghi chú chân trang trong slide PowerPoint hiển thị như hình. Bạn có thể thay đổi font chữ, cỡ chữ để người xem dễ nhìn hơn khi chúng ta trình chiếu.

 

Cách chèn ảnh GIF vào PowerPoint
Ảnh GIF có thể thêm sự hài hước hoặc thu hút sự chú ý. Bạn có thể dễ dàng chèn GIF vào PowerPoint để thêm hoạt ảnh mà không gặp rắc rối như khi tạo file video. Cùng tìm hiểu cách chèn ảnh GIF vào bài thuyết trình PowerPoint qua bài viết sau đây nhé!

Chú thích: Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho PowerPoint 2019, 2016, 2013, 2010; PowerPoint Online và PowerPoint cho Office 365.

Cách chèn GIF trong PowerPoint 2010 hoặc mới hơn
Nếu từng thêm hình ảnh vào bài thuyết trình PowerPoint, bạn sẽ nhanh chóng quen với các bước cần thiết để thêm GIF, chỉ cần bổ sung một vào thao tác như sau:

1. Mở PowerPoint và đi đến slide nơi bạn muốn thêm GIF.

2. Đi đến Insert và bấm vào Pictures.


Đi đến Insert và bấm vào Pictures
3. Trong hộp thoại Insert Picture, điều hướng đến vị trí của file GIF trên máy tính, chọn file và bấm Insert. Trong một số phiên bản của PowerPoint, tùy chọn này có thể tên là Open.

4. Chuyển đến Slide Show và chọn From Current Slide trong nhóm Start Slide Show để tạo hiệu ứng cho GIF.

Lưu ý: Khi bạn trình chiếu bài thuyết trình, GIF sẽ tự động chạy.

Cách tìm file GIF
Nếu bạn không muốn sử dụng GIF mà bạn đã tải xuống máy tính, hãy sử dụng tính năng tìm kiếm hình ảnh trực tuyến của PowerPoint để xác định vị trí.

1. Mở PowerPoint và đi đến slide nơi bạn muốn thêm GIF.

2. Đi đến Insert.

3. Chọn Clip Art trong PowerPoint 2010 hoặc Online Pictures trong PowerPoint 2013 trở lên.


Chọn Clip Art trong PowerPoint 2010 hoặc Online Pictures trong PowerPoint 2013 trở lên
4. Nhập hình động hoặc ảnh GIF vào hộp tìm kiếm và nhấn Enter. Thu hẹp tùy chọn bằng cách thêm một từ khóa.

5. Tích vào Creative Commons Only để tìm kiếm hình ảnh bạn có thể sử dụng hợp pháp trong bài thuyết trình của mình.

6. Chọn GIF bạn muốn sử dụng và nhấn Insert để thêm nó vào slide.

Cách chèn GIF trong PowerPoint cho Mac
Thêm vào một GIF vào phiên bản Mac của PowerPoint gần giống với phiên bản Windows.

1. Mở PowerPoint và chuyển đến slide trong bài thuyết trình nơi bạn muốn đặt GIF.

2. Đi đến Insert.

3. Nhấn vào Pictures và chọn Picture from File.


Nhấn vào Pictures và chọn Picture from File
4. Điều hướng đến vị trí của file GIF trên máy tính, chọn file và nhấn Insert.

5. Chuyển đến Slide Show và chọn Play from Current Slide để xem hoạt ảnh.

Khi bạn trình chiếu bài thuyết trình, GIF sẽ tự động chạy.

Chèn GIF vào PowerPoint Online
Mặc dù không mạnh mẽ như các phiên bản desktop cao cấp, bạn vẫn có thể chèn GIF trong PowerPoint Online và xem hoạt ảnh bằng cách bắt đầu trình chiếu, giống như bạn có thể làm trong phiên bản desktop.

1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft Online và đi đến PowerPoint.

2. Chuyển đến slide mà bạn muốn thêm GIF.

3. Chuyển đến Insert > Pictures > This Device. Hộp thoại Insert Picture sẽ mở ra.


Chuyển đến Insert > Pictures > This Device
4. Chọn Choose File, nhấp đúp vào file GIF từ máy tính và nhấn Insert.

 

Cách lồng ghép ảnh vào chữ trong PowerPoint
Hình ảnh chèn vào PowerPoint có rất nhiều cách trình bày khác nhau như chèn ảnh nằm dưới chữ trong slide, chèn chữ vào hình ảnh trong PowerPoint, hay làm mờ ảnh trong slide. Vậy bạn đã bao giờ thử lồng ghép ảnh vào chữ hay chưa? Cách thực hiện này cho kết quả chữ rất giống với bài viết Cách lồng ghép hình ảnh vào chữ trên Photoshop, thay vì chữ có nền màu đen hoặc màu khác thì thay bằng hình ảnh mà bạn ghép vào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách lồng ghép chữ vào ảnh trong PowerPoint.


Video cách lồng ảnh vào chữ trong PowerPoint
Hướng dẫn lồng ảnh vào chữ trong PowerPoint
Bước 1:

Trước hết người dùng nhập chữ viết vào trong slide với font chữ tùy chọn nhưng kích thước chữ lớn và định dạng là chữ in đậm. Sau đó bôi đen toàn bộ văn bản bằng cách sử dụng chuột và bôi đen.

Bước 2:

Click vào mục Format rồi nhìn xuống nhóm Word WordArt Styles, chọn tiếp vào Text Fill. Khi đó hiển thị menu lựa chọn như dưới đây, nhấn vào Picture.



Bước 3:

Hiển thị giao diện Insert Picture rồi chọn nơi lấy hình ảnh. Trong bài viết sẽ chọn hình ảnh có từ máy tính, nên sẽ chọn From a File.



Bước 4:

Nhấn vào hình ảnh bạn muốn lồng ghép vào dòng text trong slide PowerPoint rồi nhấn Insert để chèn. Kết quả chúng ta được dòng text lồng ghép hình ảnh như dưới đây.



Như vậy ngoài việc chọn màu để tô màu viền trong cho chữ thì bạn đã có thêm lựa chọn lồng ghép ảnh cho chữ với cách làm đơn giản. Ngoài ra phần Texture cũng hỗ trợ người dùng một số màu nền khác.

 

Cách tạo lời kết cuộn từ dưới lên trên trong PowerPoint
Khi mở đầu bài thuyết trình trong PowerPoint, chúng ta sẽ cần tạo tiêu đề độc đáo nhằm tăng thu hút với người xem ngay khi mở đầu. Và khi kết thúc trình phát slide, bạn cũng có thể sử dụng những kiểu hiệu ứng phù hợp để kết thúc slide ý nghĩa hay tạo được tính nghệ thuật cho bài thuyết trình. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo kết thúc slide kiểu cuộn từ dưới lên trong PowerPoint.

Video hướng dẫn tạo kết slide PowerPoint như trong phim
Hướng dẫn tạo kết thúc cuộn trong PowerPoint
Bước 1:

Tại slide cuối cùng muốn chèn lời kết thúc, chúng ta nhấn vào mục Text box.



Sau đó bạn kẻ khung rồi nhập nội dung muốn kết thúc slide. Chúng ta sẽ căn chỉnh nội dung ở chính giữa khung hình rồi thay đổi định dạng cho nội dung theo tùy ý và yêu cầu trình bày slide.



Bước 2:

Tiếp đến nhấn vào tab Animations rồi nhấn tiếp vào mục Add Animation để mở rộng thêm nhiều loại hiệu ứng. Khi đó hiển thị danh sách, nhấn vào mục More Entrance Effects.



Bước 3:

Lúc này hiển thị bảng hiệu ứng để chúng ta chọn lựa. Bạn tìm tới nhóm hiệu ứng Exciting rồi chọn vào hiệu ứng Credits là được. Cuối cùng nhấn OK để thoát.



Kết quả nội dung kết slide đã được thêm hiệu ứng như hình dưới đây. Khi trình chiếu nội dung sẽ được cuộn từ dưới lên trên như kiểu kết thúc của các bộ phim mà bạn hay xem.

 

Mẹo dùng font chữ trong file PowerPoint

Văn bản là một phần quan trọng trong bài thuyết trình PowerPoint. Vậy làm thế nào sử dụng font chữ hiệu quả? Hãy cùng điểm qua một số mẹo sử dụng font chữ trong file PowerPoint nhé.

Mẹo sử dụng font chữ trên PowerPoint

1. Tương phản giữa font chữ và background
2. Sử dụng font chữ chuẩn
3. Tính nhất quán làm bài thuyết trình đẹp hơn
4. Loại font chữ
5. Không sử dụng tất cả chữ in hoa
6. Sử dụng font chữ khác nhau cho tiêu đề và các gạch đầu dòng
7. Tránh các kiểu font chữ viết tay
8. Hạn chế sử dụng chữ in nghiêng
9. Để font chữ với kích thước lớn
10. Sử dụng tính năng làm mờ văn bản​

1. Tương phản giữa font chữ và background
Điều đầu tiên và quan trọng nhất về việc sử dụng font chữ trong bài thuyết trình là đảm bảo sự tương phản rõ nét giữa màu font chữ trên slide và màu nền slide.



2. Sử dụng font chữ chuẩn
Bám sát font chữ phổ biến cho mọi máy tính. Nếu sử dụng font chữ dù tuyệt đến đâu nhưng không được cài đặt trên máy tính thì nó cũng bị thay thế bằng font chữ khác và có thể làm lệch định dạng của bạn trên slide.



Chọn font chữ phù hợp với bài thuyết trình. Nếu bài thuyết trình nhắm đến trẻ nhỏ, bạn nên sử dụng font chữ trông vui nhộn, bắt mắt. Nếu bài thuyết trình cần sự trang trọng, bạn nên chọn font chữ đơn giản. Tuy nhiên nếu font chữ chọn không được cài đặt trên máy tính trình bày, bạn cần đảm bảo nhúng đúng font chữ vào bài. Mặc dù điều này sẽ tăng kích thước file của bài thuyết trình nhưng ít nhất bạn cũng đảm bảo nó xuất hiện như dự định.

3. Tính nhất quán làm bài thuyết trình đẹp hơn
Bạn chỉ nên sử dụng hai hoặc nhiều nhất là ba font chữ cho toàn bộ bài thuyết trình. Sử dụng slide master trước khi nhập văn bản để thiết lập font chữ đã chọn trên slide, giúp tránh thay đổi từng slide riêng lẻ.



4. Loại font chữ
Serif là loại font chữ có đuôi nhỏ gắn liền với mỗi chữ. Times New Roman là ví dụ về loại font chữ này. Những font chữ này dễ đọc nhất trên slide với nhiều chữ mặc dù không nên để nhiều chữ trên slide khi thực hiện bài thuyết trình PowerPoint. Báo và tạp chí sử dụng font chữ serif để dễ đọc.



Sans serif là loại font chữ đơn giản nên thích hợp sử dụng cho tiêu đề của slide. Một số loại font chữ Sans serif là Arial, Tahoma và Verdana.

5. Không sử dụng tất cả chữ in hoa
Tránh sử dụng tất cả các chữ in hoa trên slide, ngay cả cho các tiêu đề vì rất khó đọc.



6. Sử dụng font chữ khác nhau cho tiêu đề và các gạch đầu dòng
Chọn font chữ khác nhau cho tiêu đề và các gạch đầu dòng để khiến các slide văn bản thú vị hơn. In đậm chữ khi cần để dễ đọc.



7. Tránh các kiểu font chữ viết tay
Tránh các kiểu font chữ như chữ viết tay vì những loại font chữ này rất khó đọc. Trong phòng tối và đặc biệt khi ngồi ở cuối phòng, khán giả hầu như không thể đọc được chữ.



8. Hạn chế sử dụng chữ in nghiêng
Tránh sử dụng chữ in nghiêng trừ khi thực sự cần thiết và sau đó đảm bảo bôi đậm văn bản đó để nhấn mạnh. Chữ in nghiêng cũng gây ra vấn đề tương tự như font chữ viết tay, khiến khán giả khó đọc chữ trên slide.



9. Để font chữ với kích thước lớn
Không sử dụng font chữ nhỏ hơn 18pt, tốt nhất để 24pt làm font chữ tối thiểu. Font chữ có kích thước lớn hơn không chỉ lấp đầy slide, để ít khoảng trống mà còn hạn chế chữ trên đó. Quá nhiều chữ trên slide cho thấy bạn là người mới làm bài thuyết trình.



Lưu ý: Không phải kích thước font chữ nào cũng giống nhau. Font chữ 24pt là vừa với Arial nhưng nhỏ với Times New Roman.

10. Sử dụng tính năng làm mờ văn bản


Sử dụng tính năng làm mờ văn bản cho các gạch đầu dòng. Điều này giúp khán giả tập trung vào vấn đề hiện tại đang trình bày.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

 

Cách khóa và mở khóa file Powerpoint để chỉnh sửa
Nếu muốn chỉnh sửa file PowerPoint chỉ đọc, bạn phải mở khóa nó. Bài viết này sẽ chỉ cho các bạn cách khóa và mở khóa file PowerPoint để chỉnh sửa với vài thao tác đơn giản.

Mở khóa file PowerPoint chỉ đọc
Có hai cách để biết một file PowerPoint chỉ đọc. Đầu tiên là thấy cụm từ “Read-only” sau tên file, thứ hai là thấy thanh thông báo màu vàng trên cùng của bài thuyết trình với thông báo cho biết tài liệu này bị hạn chế truy cập.

Cạnh thông báo màu vàng là nút ghi Edit Anyway. Click vào nút đó để mở khóa file PowerPoint.



Thanh màu vàng sẽ biến mất cùng với chữ Read-only xuất hiện sau tên file. Bây giờ file PowerPoint đã có thể chỉnh sửa.



Một cách nữa để mở khóa file PowerPoint là truy cập vào tab File.



Bạn sẽ được chuyển đến menu Info. Ở đây tùy chọn Protect Presentation được đánh dấu bằng màu vàng và có thông báo “The presentation has been marked as final to discourage any editing” hiển thị cạnh đó. Chọn Protect Presentation.



Từ menu con, chọn Mark as Final để mở khóa file PowerPoint.



Bây giờ, bạn sẽ thấy banner màu vàng và thông báo cạnh tùy chọn Protect Presentation đã biến mất. Cụm từ Read-only cạnh tên file cũng không còn.



Tại sao cần để file PowerPoint ở chế độ Read-only?
Mọi người sử dụng chế độ này để ngăn chỉnh sửa, họ chỉ đơn thuần thông báo người nhận file PowerPoint này đây là bản cuối cùng của tác giả. Tình trạng read-only cũng có thể ngăn việc vô ý chỉnh sửa tài liệu.

Để tài liệu ở chế độ read-only là cách lịch sự hơn yêu cầu mọi người không được chỉnh sửa nó và bảo vệ nội dung của bạn. Thực hiện các bước để cho mọi người biết bạn không muốn nội dung bị chỉnh sửa là việc nên làm.

Cách khóa file PowerPoint chỉ đọc
Bây giờ, bạn đã biết cách mở khóa file PowerPoint và tại sao cần khóa nó. Đây là cách kích hoạt chế độ read-only.

Mở file PowerPoint bạn muốn để ở chế độ không được chỉnh sửa, chọn tab File.



Bạn sẽ được đưa đến menu Info. Chọn Protect Presentation để mở menu thả xuống, click vào Mark as Final.



Trên hộp thoại xuất hiện thông báo file PowerPoint được đánh dấu là bản cuối cùng và được lưu, click vào Ok.



Bây giờ, khi gửi tài liệu, nó sẽ hiển thị thanh Marked as Final, thông báo cho người nhận biết file PowerPoint này chỉ đọc, không thể chỉnh sửa.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

 

Cách tạo biểu đồ Timeline trong PowerPoint

Timeline trong PowerPoint hay còn gọi là biểu đồ thời gian trong slide giúp chúng ta thể hiện rõ các mốc thời gian hay các giai đoạn trong một tiến trình nào đó. Qua biểu đồ Timeline này mà mọi người sẽ có cái nhìn khái quát, rõ ràng và khoa học hơn về từng mốc thời gian. Điều này cũng giúp cho người thuyết trình slide PowerPoint tạo nên một biểu đồ chuyên nghiệp thay vì phải vẽ hình làm từng bước. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo biểu đồ Timeline trong PowerPoint.

Hướng dẫn tạo biểu đồ Timeline trong PowerPoint
Bước 1:

Tại slide muốn tạo biểu đồ, chúng ta nhấn vào mục Insert trên thanh công cụ rồi chọn tiếp SmartArt nằm trong nhóm Illustrations.



Bước 2:

Hiển thị giao diện mới chúng ta tìm tới nhóm biểu đồ Process. Sau đó nhìn sang bên phải sẽ thấy có rất nhiều kiểu biểu đồ dạng tiến trình để bạn chọn lựa. Nếu bạn muốn làm quen với dạng biểu đồ này thì trước hết nên chọn kiểu biểu đồ đơn giản và cơ bản, nhấn kiểu Basic Timeline. Nhấn Ok để sử dụng kiểu biểu đồ.



Bước 3:

Sau khi khung biểu đồ được chèn vào trong slide, bạn thêm dữ liệu bằng cách click vào [Text] và nhập chữ. Chúng ta cũng có thể điều chỉnh định dạng chữ trong biểu đồ.



Để thêm các mốc khác, bạn thực hiện tại khung Type your text here ngay bên cạnh. Click vào dòng thông tin đằng trước trước vị trí muốn chèn rồi nhấn Enter là có thể tạo ra một mốc mới.

Để xuống dòng ghi thông tin sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Enter. Các mốc thời gian đều có thể điều chỉnh bằng cách di chuyển thủ công để phù hợp với biểu đồ.



Bước 4:

Để thiết kế lại biểu đồ thời gian, nhấn vào tab Design rồi chọn kiểu dáng tại phần SmartArt Styles. Hoặc có thể nhấn vào Change Colors để thay đổi màu.

 

Cách tạo trích dẫn cho ảnh trong PowerPoint
Nhiều hình ảnh chèn trong PowerPoint cần ghi nguồn, tác giả do vấn đề bản quyền, hoặc bạn cần thêm thông tin cho hình ảnh để người xem được biết, thì chúng ta sẽ cần tạo trích dẫn cho hình ảnh chèn trong slide.

Việc chèn trích dẫn hình ảnh trong slide khác hoàn toàn khi chúng ta chèn trích dẫn trong Word, khi bạn đã có sẵn tùy chọn cho việc chèn trích dẫn vào tài liệu. Với PowerPoint, bạn cần phải sử dụng công cụ khác khi không có sẵn tùy chọn chèn trích dẫn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo trích dẫn ảnh trong PowerPoint.

Hướng dẫn trích dẫn cho ảnh trong PowerPoint
Bước 1:

Chúng ta chèn hình ảnh vào trong PowerPoint như bình thường. Tiếp đến nhấn vào Text box rồi kẻ một hộp văn bản ngay dưới hình ảnh.



Bước 2:

Nhập nội dung trích dẫn vào khung văn bản mà bạn đã tạo. Sau đó chúng ta điều chỉnh định dạng, font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ như bình thường.



Bước 3:

Như vậy bạn đã chèn xong trích dẫn cho hình ảnh. Ngoài ra bạn cũng nên gộp hình ảnh và trích dẫn thành một nhóm để thuận tiện cho việc di chuyển hay thực hiện thao tác, copy, cắt hay thay đổi kích thước ảnh. Khi đó thao tác được thực hiện đồng thời.

Chúng ta nhấn phím Ctrl rồi click trực tiếp vào ảnh và trích dẫn đã tạo. Sau đó nhấn chuột phải chọn Group rồi chọn tiếp Group để nhóm 2 đối tượng lại với nhau.



Nếu không muốn nhóm 2 đối tượng nữa thì cũng chuột phải rồi chọn Ungroup là xong.

 

Cách gộp 2 file PowerPoint thành một
Bạn có 2 file PowerPoint nhưng lại có cùng một nội dung chủ đề, một nội dung trình chiếu. Vậy làm thế nào để ghép chúng lại với nhau? Thực tế thì các phiên bản PowerPoint có hỗ trợ gộp 2 file PowerPoint thành một thông qua tính năng Reuse Slides có sẵn, hoặc chỉ dùng thao tác copy paste mà thôi, cũng giống như tính năng cho phép bạn gộp 2 văn bản Word thành một. Điều này giúp người dùng có được slide PowerPoint nhanh nhất từ việc gộp 2 file làm một, mà không cần phải thực hiện nhập lại nội dung thủ công. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách gộp 2 file PowerPoint thành một.

Video hướng dẫn kết hợp 2 file PowerPoint
1. Kết hợp file PowerPoint bằng Reuse Slides
Bước 1:

Trước hết chúng ta mở một slide PowerPoint rồi click vào 1 slide muốn chèn slide khác ở phía sau, rồi nhấn vào tab Home rồi tiếp tục nhấn vào New Slide. Ở phía cuối danh sách hiển thị một tùy chọn Reuse Slides để chúng ta nhấn vào.



Bước 2:

Lúc này hiển thị 1 giao diện ở cạnh phải màn hình, chúng ta nhấn vào Browse để mở 1 file PowerPoint khác trong máy tính mà bạn muốn ghép với file hiện tại. Tìm tới file PowerPoint thứ 2 rồi nhấn Open để mở.



Bước 3:

Tại giao diện Reuse Slides ở cạnh phải, chúng ta sẽ nhìn thấy toàn bộ các slide trong file PowerPoint đó. Trước tiên bạn cần chọn định dạng cho các slide đang muốn chèn. Nếu chúng ta muốn giữ nguyên định dạng kể cả chủ đề thì tích chọn vào Keep Source Formatting ở phía cuối giao diện.



Bước 4:

Để chèn các slide riêng lẻ thì bạn nhấn vào một slide sau đó chuột phải và chọn Insert Slide. Còn nếu muốn chèn tất cả slide vào file PowerPoint hiện tại thì nhấn Insert All Slides. Kết quả các slide được chèn tại vị trí mà chúng ta click chuột.



2. Gộp 2 file PowerPoint bằng Copy Paste
Bước 1:

Người dùng mở 1 slide PowerPoint muốn sao chép, sau đó nhấn chọn vào các trang chiếu muốn sao chép ở cạnh bên trái, rồi nhấn Copy ở bên trên như hình để sao chép vào clipboard.



Bước 2:

Quay lại file PowerPoint đầu tiên, click vào vị trí mà người dùng muốn dán các slide mới sao chép, chuột phải chọn Paste. Kết quả chúng ta sẽ nhìn thấy slide mà bạn chọn đã được dán vào 1 slide khác, tại vị trí đã nhấn paste. Khi nhấn vào biểu tượng paste sẽ có 2 lựa chọn Use Destination Theme để áp dụng theme của slide trình bày hiện tại cho slide được dán vào, và nếu muốn giữ định dạng của slide dán vào thì nhấn Keep Source Formatting.

 

Cách tạo liên kết trong Power Point

Liên kết Hyperlink trên Word hay Hyperlink trên Excel có thể chèn link trang web hay chèn file khác để truy cập nhanh hơn. Với PowerPoint, chúng ta cũng tạo được liên kết Hyperlink với nhiều kiểu khác nhau.

Người dùng tạo được các dạng liên kết trong một slide, tạo liên kết đến địa chỉ email, địa chỉ website, hay liên kết tới slide khác,… Với liên kết Hyperlinks này, bài thuyết trình của bạn trên PowerPoint sẽ linh động và hiệu quả hơn, không cần phải mở thủ công khi muốn tới một nội dung nào đó. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo Hyperlink trong PowerPoint.

Hướng dẫn chèn Hyperlink PowerPoint

1. Cách tạo liên kết trong 1 slide PowerPoint

1. Tạo liên kết trên PowerPoint 2007

Chẳng hạn trong 1 slide, chúng có 1 hình khối và 1 hình ảnh. Bạn muốn nhấn vào hình khối đó thì hình ảnh sẽ hiển thị ra.

Bước 1:

Trước hết tạo khung shape và nhập nội dung cho khung shape tương ứng với hình muốn hiển thị. Có thể tùy chỉnh khung shape tùy theo yêu cầu làm slide của bạn.

Tiếp đó chèn hình ảnh vào trong slide.


Bước 2:
Nhấn vào hình ảnh rồi chọn vào tab Animation, nhấn tiếp vào Custom Animation.



Hiển thị khung chỉnh hiệu ứng động ở bên phải giao diện. Nhấn tiếp vào Add effect và chọn hiệu ứng xuất hiện hình ảnh mà bạn muốn. Hình ảnh sẽ được áp dụng hiệu ứng động ngay sau đó. Nếu không thích thì nhấn nút Remove để chọn sang hiệu ứng động khác.



Bước 3:
Hiển thị tên trong hiệu ứng, nhấn vào tam giác xổ xuống rồi chọn Timing để thiết lập thời gian.



Trong giao diện mới nhấn vào tab Timing. Tại mục Triggers nhấn vào Start effect on click of rồi chọn tên hình khối muốn tạo liên kết với hình ảnh.
Như vậy khi click vào hình khối thì hình ảnh sẽ hiển thị ngay sau đó.



2. Tạo liên kết PowerPoint 2010 trở lên
Bước 1:
Người dùng cũng tạo hình khối và hình ảnh trên slide. Nhấn vào tab Animations rồi nhấn tiếp vào Add Animation để chọn hiệu ứng cho ảnh.



Bước 2:
Sau khi chọn xong hiệu ứng chuyển động, tại phần Advanced Animation bạn chọn Trigger rồi nhấn vào On Click of và chọn tên khối hình.
Kết quả cũng tương tự như trên, click chuột vào hình khối để hiển thị hình ảnh.



2. Cách tạo liên kết Hyperlink trên PowerPoint
Cách tạo liên kết Hyperlink này sẽ áp dụng cho toàn bộ các phiên bản PowerPoint để liên kết tới các slide, trang web, email…
1. Tạo liên kết tới slide
Bước 1:
Trong slide muốn chèn các kết nối người dùng nhấn vào tab Insert để vẽ hình tạo nút liên kết. Bạn cũng chỉnh sửa, thay đổi lại định dạng cho hình khối rồi nhập nội dung.

Tiếp đến click chuột phải vào hình khối và chọn Hyperlink.



Bước 2:
Hiển thị giao diện mới người dùng nhấn vào mục Place in this Document để liên kết nhanh tới bất kỳ một slide nào có trong file PowerPoint.

Khi click vào từng slide sẽ hiển thị giao diện nội dung bên cạnh tại khung Preview. Như vậy người dùng sẽ dễ dàng hơn trong việc chọn đúng slide mà mình muốn liên kết tới. Cuối cùng nhấn OK để hoàn thành tạo liên kết.



2. Tạo nút liên kết truy cập web
Bước 1:
Truy cập vào trang web muốn tạo nút liên kết trên slide PowerPoint rồi tiến hành sao chép đường dẫn trang web.



Bước 2:
Cũng mở Hyperlink liên kết cho nút liên kết. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấn vào Existing File or Web Page và dán URL trang web đã sao chép vào thanh Address. Nhấn OK để lưu lại.



3. Tạo liên kết mở file trên PowerPoint
Tại nút liên kết tới slide trên PowerPoint, bạn nhấn chuột phải và chọn Hyperlink. Tiếp đến trong giao diện mới nhấn chọn vào Existing File or Web Page. Tiếp đó tìm tới file hay thư mục mà chúng ta muốn liên kết nhanh. Nhấn OK để lưu lại.
Người dùng có thể chọn bất cứ định dạng file hay thư mục nào để liên kết.


Để tạo liên kết tới file PowerPoint khác thì bạn cũng thực hiện tương tự như trên. Cũng cần click vào file PowerPoint để liên kết nhanh.


Để xóa liên kết Hyperlink đã tạo trên PowerPoint, nhấn chuột phải vào nút liên kết rồi chọn Remove link.
Để xem được nội dung bạn nhấn F5. Các nút lệnh sẽ chỉ hoạt động khi chiếu slide PowerPoint, không hoạt động trong quá trình soạn thảo.



Về cơ bản thì cách tạo liên kết, tạo Hyperlink trên PowerPoint cũng tương tự như trên Word và Excel. Người dùng cũng có những tùy chọn chèn sang file khác, trang web,...

 

Cách nén hình ảnh trong PowerPoint
Để nén hình ảnh trong PowerPoint, chúng ta cũng thực hiện các bước như khi nén hình ảnh trong Word. Hình ảnh khi đó sẽ được giảm dung lượng, từ đó dung lượng của tập tin PowerPoint cũng được giảm theo. Như vậy khi bạn lưu trữ tập tin PowerPoint trên Google Drive hay những dịch vụ lưu trữ khác, hoặc gửi cho người khác sẽ rút ngắn thời gian gửi file hay upload tập tin khi file PowerPoint giảm dung lượng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách nén hình ảnh trong PowerPoint trên Windows và phiên bản PowerPoint cho Mac.

Hướng dẫn nén ảnh trong PowerPoint Windows
Bước 1:

Tại slide PowerPoint, bạn click vào hình ảnh muốn nén dung lượng rồi nhấn vào tab Format Pictures. Nhìn xuống nhóm Adjust chúng ta nhấn vào Compress Pictures.



Bước 2:

Lúc này hiển thị giao diện Compress Pictures. Nếu bạn muốn nén hình ảnh đang thiết lập thì tích chọn vào Apply only to this picture. Nếu không tích chọn thì PowerPoint tự hiểu bạn nén toàn bộ hình ảnh có trong slide trình chiếu này. Delete cropped areas of pictures để xóa vùng cắt ảnh. Bên dưới sẽ là độ phân giải hình ảnh để bạn lựa chọn.

Sau khi thiết lập xong nhấn OK. Hình ảnh sẽ được nén theo những gì mà bạn đã thiết lập.



Hướng dẫn nén ảnh trong PowerPoint cho Mac
Bước 1:

Bạn cũng mở slide PowerPoint có hình ảnh muốn nén lại. Sau đó click vào hình ảnh rồi chọn tiếp vào Picture Format rồi nhấn tiếp Compress Pictures.



Bước 2:

Hiển thị giao diện thiết lập chế độ nén hình ảnh trong slide PowerPoint. Đầu tiên bạn chọn chất lượng hình ảnh tại Picture Quality, rồi chọn có áp dụng với toàn bộ hình ảnh trong slide hay chỉ hình ảnh đang chọn tại phần Apply to.

Cuối cùng cũng nhấn OK để quá trình nén hình ảnh được tiến hành là xong.

 

Cách dùng 2 màn hình chiếu slide PowerPoint
Khi kết nối máy chiếu với máy tính để trình chiếu slide PowerPoint, theo mặc định 2 màn hình sẽ có nội dung y hệt nhau. Máy tính bạn đang mở slide nào thì màn hình máy chiếu cũng sẽ mở ra nội dung slide đó. Tuy nhiên trong quá trình trình chiếu chắc chắn bạn sẽ cần xem những nội dung khác, nhưng không thể viết vào nội dung trên slide. Vậy phải làm thế nào?

Thay vì viết nội dung ghi nhớ ra giấy thủ công để theo dõi thì chúng ta có thể thiết lập chế độ 2 màn hình trên PowerPoint khác nhau. Chế độ này này sẽ giúp người dùng vừa xem được slide đang trình chiếu trên máy tính, vừa xem được slide tiếp theo và đọc nội dung ghi chú viết trên slide nhưng không hiện lên màn hình chiếu to. Như vậy người xem slide sẽ chỉ xem được nội dung chính của slide mà không biết tới những nội dung ghi chú khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách thiết lập chế độ 2 màn hình trên PowerPoint.

Hướng dẫn dùng 2 màn hình trên PowerPoint
Bước 1:

Trước hết bạn kết nối máy chiếu chuẩn HDMI hay VGA vào máy tính thật chặt. Cách kết nối máy chiếu với máy tính bạn đọc có thể tham khảo trong bài viết Hướng dẫn kết nối máy chiếu với máy tính, laptop.



Bước 2:

Nhấn chuột phải ở ngoài màn hình rồi nhấn vào Screen resolution.



Hiển thị giao diện mới nhấn tiếp vào Connect to a projector (or press the key and tap P). Hoặc người dùng có thể nhấn tổ hợp phím Windows + P để mở giao diện lựa chọn kiểu kết nối màn hình.



Bước 3:

Trong giao diện này chúng ta sẽ nhìn thấy có 4 kiểu kết nối với cách hiển thị nội dung khác nhau.

• Extend: sẽ tách ra 2 màn hình riêng.
• Duplicate: là hai màn hình giống nhau về nội dung hiển thị.
• Computer Only: không đưa dữ liệu ra máy chiếu.
• Projector Only: hình ảnh chỉ xuất hiện trên máy chiếu, màn hình Laptop sẽ tắt. Như vậy sẽ tiết kiệm pin laptop hơn trong quá trình trình chiếu slide.

Ở đây chúng ta sẽ lựa chọn Extend để tách nội dung 2 màn hình slide trên máy tính và máy chiếu khác nhau.



Bước 4:

Mở giao diện PowerPoint rồi nhấn tiếp vào tab Slide Show. Tiếp đó người dùng nhấn vào mục Set Up Slide Show bên dưới.



Trong giao diện Set Up show hiển thị tại phần Multiple monitors nhấn chọn vào Monitor 2…



Với một số phiên bản PowerPoint mới hơn chúng ta có thể nhấn vào Show On và cũng chọn Monitor 2.



Cuối cùng bạn nhấn F5 rồi mở slide để trình chiếu. Kết quả màn hình trên máy chiếu sẽ chỉ hiển thị nội dung trên slide hoặc là màn hình máy tính. Còn màn hình laptop sẽ hiện nội dung slide đang chiếu, phần ghi chú hoặc bất cứ nội dung nào nhưng người xem không hề nhìn thấy vì không hiện trên màn hình máy chiếu.



Trong trường hợp người dùng muốn mở video hay tài liệu khác, phần mềm khác, thực hiện thao tác mở như thông thường rồi kéo giao diện qua cạnh phải màn hình. Khi đó giao diện sẽ chuyển sang màn hình máy chiếu.

Với cách thiết lập này bạn hoàn toàn có thể ẩn đi những nội dung khác được viết trên slide PowerPoint máy tính, mà không muốn hiển thị trên màn hình máy chiếu. Mọi thao tác người dùng thực hiện trên máy tính sẽ không bị chiếu lên màn hình máy chiếu.