Cách tìm, lọc và xoá dữ liệu trùng lặp trong Excel cực nhanh với Conditional Formatting và Remove

Conditional Formatting, Remove Duplicates và Auto Filter là những công cụ không khó để sử dụng lại cực kỳ hiệu quả trong việc tìm kiếm, trích lọc và xoá dữ liệu trùng lặp trong Excel. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn những nội dung sau:

• Tìm kiếm, đánh dấu dữ liệu trùng sử dụng Conditional Formatting
• Trích lọc và xoá dữ liệu trùng trong Excel cực nhanh với Auto Filter và Remove Duplicates
• Quy định và kiểm tra dữ liệu nhập với Data validtion để tránh sai sót khi nhập dữ liệu

Đối với dữ liệu trong Excel có số mẫu tin lớn, việc dữ liệu bị trùng lặp rất dễ xảy ra, để tìm kiếm dữ liệu trùng lặp này sẽ rất khó khăn và mất thời gian nếu chúng ta không sử dụng công cụ Conditional Formatting và Remove Duplicates trong Excel.
1. Cách tìm và đánh dấu dữ liệu bị trùng bằng Conditional Formatting

Cần lưu ý rằng để tìm dữ liệu bị trùng theo hướng dẫn này bạn phải dùng bản Excel từ 2007 trở lên, đối với bản excel 2003 bạn phải sử dụng thêm công thức.

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu chọn, sau đó trong thẻ Home chọn Conditional Formatting -> Highlight Rules Cells -> Duplicate values như hướng dẫn ở hình sau:

​

Bước 2: Sau khi hoàn thành bước 1, cửa sổ Duplicate values xuất hiện cho phép bạn chọn phương thức đánh dấu các dữ liệu trùng như hình sau:

​

Ở thao tác (5): Cho phép bạn chọn loại giá trị muốn đánh dấu, có 2 lựa chọn:

1. Duplicate: Chỉ đánh dấu các giá trị bị trùng

2. Unique: Chỉ đánh dấu các giá trị duy nhất

Ở thao tác (6): dựa theo lựa chọn ở thao tác (5), Excel cho bạn lựa chọn 1 trong 7 kiểu đánh dấu giá trị bị trùng lần lượt như sau

1. Light red Fill with dark red text: Bôi nền đỏ với chữ đỏ đậm

2. Yellow Fill with dark yellow text: Bôi nền vàng với chữ vàng đậm

3. Green Fill with dark green text: Bôi nền xanh với chữ xanh đậm

4. Light red Fill: Chỉ bôi nền đỏ

5. Red text: Bôi màu chữ đỏ cho tất cả các giá trị trùng hoặc duy nhất

6. Red border: Kẻ khung màu đỏ cho tất các ô chứa giá trị trùng hoặc duy nhất

7. Custom format: Thiết lập đánh dấu theo chỉ định của bạn (chúng ta nên lựa chọn từ 1-6)

sau các thao tác lựa chọn trên bạn chỉ cần nhấn OK là ta được kết quả như bảng sau:

​

Sau khi tìm được dữ liệu bị trùng, các bạn có thể lọc dữ liệu bị trùng như hướng dẫn sau

2. Cách trích lọc, xoá dữ liệu trùng với Auto Filter và Remove Duplicates

2.1 Cách trích lọc dữ liệu với Auto Filter

Bước 1: Click chọn vào 1 ô bất kỳ trong vùng vừa chọn, Click chuột phải và chọn Filter trong danh sách menu hiện ra.

Bước 2: Chọn Filter by Selected Cell’s Color (do ở phần trước sử dụng Light Red Fill - tô nền màu đỏ nhạt - màu hồng)

​

Sau đó các bạn sẽ thu được bảng hiển thị các giá trị bị trùng, bạn có thể sử dụng trực tiếp lệnh Data → Auto Filter như sau: Bôi đen dòng tiêu đề, chọn thẻ data → Filter → chọn button ở cột Mã hàng → chọn Sort by color → chọn màu như hình sau:

​

Để bỏ lọc dữ liệu: nhấn chuột vào Filter (hình chiếc phễu ở thao tác 3); Để bỏ đánh dấu bạn thực hiện như sau: Bôi đen vùng dữ liệu, thẻ Home chọn Conditional Formatting -> Clear Rules -> Clear Rules from Selected Cells như hình sau:

​

Nếu muốn xoá các giá trị bị trùng lặp và chỉ giữ lại duy nhất 1 giá trị, chúng ta sẽ sử dụng chức năng Remove Duplicates.

2.2 Các xoá dữ liệu bị trùng trong Excel cực nhanh với Remove Duplicates

Để xoá dữ liệu bị trùng lặp trong Excel ta thực hiện như sau: Đầu tiên, bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn lọc, vào thẻ Data → Remove Duplicate, một hộp thoại mới xuất hiện và làm theo hướng dẫn ở hình sau:

​

Như lựa chọn ở hình trên dữ liệu trùng cả cột Mã hàng và cột Số lượng mới bị xóa, chỉ giữ lại 1 giá trị duy nhất trong các dòng dữ liệu bị trùng này (để ý là có 1 dòng dữ liệu có mã hàng là 1230011 và số lượng 300 bị xóa).

3. Quy định và kiểm tra dữ liệu nhập với Data validtion để tránh sai sót khi nhập dữ liệu trong Excel

Với trường hợp nhập dữ liệu mới, để dữ liệu là duy nhất và tránh trùng lặp, các bạn hoàn toàn có thể dùng Data validation để quy định giữ liệu nhập.

Bây giờ, chúng ta tiếp tục với phần này sẽ hướng dẫn sử dụng data validation để tránh nhập trùng dữ liệu, các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen cột mã hàng, chọn thẻ Data -> Data validation chọn tiếp Data validation

Bước 2: Hộp thoại data validation xuất hiện, ở thẻ Settings, vùng Allow chọn Custom, vùng Fomula nhập công thức: =COUNTIF($D$4:$D$11,D7)=1 nhấn OK như hướng dẫn ở hình sau:

​

Bước 3: Ở thẻ Error Alert, vùng style chọn warning, vùng Title nhập Thông báo, vùng Error Message nhập: Dữ liệu bị trùng, vui lòng nhập giá trị khác.

​

Tiến hành nhập thử lại dữ liệu ở cột mã hàng, khi nhập tới giá trị thứ 4 có mã hàng trùng với dữ liệu ô mã hàng đầu tiên sẽ có thông báo như hình sau:

​

Mời các bạn xem video hướng dẫn chi tiết cách tìm, lọc và xoá dữ liệu trùng trong Excel

Như vậy, với phần hướng dẫn cách tìm dữ liệu trùng, lọc và xóa dữ liệu trùng đồng thời sử dụng data validation kiểm tra dữ liệu trùng khi nhập ở trên giúp ích cho các bạn.

Chúc các bạn thành công!