Hướng dẫn thu hồi email trên Outlook 365

- Trong quá trình sử dụng phần mềm gửi thư nổi tiếng của Microsoft, chắc hẳn người dùng sẽ cần sử dụng đến tính năng recall email Outlook 365 online. Để có thể thao tác được, người dùng hãy tham khảo ngay những nội dung và hướng dẫn được chúng tôi gợi ý bên dưới.

Recall email Outlook online là gì?
- Recall email Outlook online được biết đến là một tính năng vô cùng hữu ích được tích hợp sẵn trong phần mềm email của Microsoft 365. Khi người dùng đã thao tác gửi thư đến một hoặc nhiều thành viên khác mà khi bị sai bất cứ nội dung nào thì tính năng thu hồi sẽ được áp dụng vô cùng hiệu quả. Do đó, khi áp dụng tính năng này người nhận sẽ không nhận được email gửi đi sau thao tác thu hồi. Bằng cách này, người dùng sẽ hạn chế được những rủi ro và không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác của mình.

​

- Người dùng có thể sử dụng email trên nền tảng App được tải về thiết bị máy tính hoặc online trong môi trường cloud của Microsoft 365. Khi đó, người dùng đều có thể áp dụng tính năng recall email Outlook online dễ dàng trên cả hai nền tảng này. Tuy nhiên, không phải lúc nào người dùng cũng có thể sử dụng thành công tính năng này do đó hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những yêu cầu chi tiết thông qua nội dung bên dưới.

03 yêu cầu khi muốn recall email Outlook online
- Nếu người dùng muốn sử dụng tính năng recall email Outlook online tức là thu hồi lại email đã gửi đi hoặc gửi thay thế một thư mới tới địa chỉ người nhận bắt buộc phải đáp ứng những yêu cầu sau đây:

• Trình đọc email của cả người gửi và người nhận phải cùng được kết nối với hệ thống máy chủ Exchange của Microsoft.
• Các email được gửi đến cùng một doanh nghiệp hoặc tổ chức bắt buộc phải sử dụng ứng dụng Outlook được cài đặt trên thiết bị hoặc Office 365.
• Người nhận thư chưa tiến hành mở mail.

- Khi email của người dùng đáp ứng đầy đủ 03 tiêu chí trên thì việc recall email Outlook online sẽ diễn ra nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết thao tác thực hiện.

Hướng dẫn recall email Outlook 365 online
- Để recall email Outlook online thành công, trước tiên người dùng bắt buộc phải tiến hành cài đặt tính năng kéo dài thời gian thu hồi trên chính phần mềm online.

Bước 1: Người dùng truy cập vào địa chỉ https://outlook.office.com/ để tiến hành thao tác các bước đăng nhập tài khoản.

Bước 2: Tiếp đến người dùng click vào biểu tượng cài đặt trên màn hình hiển thị và chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.

​

Bước 3: Một giao diện cài đặt sẽ hiện ra, tại đây người dùng chọn vào mục Thư > Thảo và trả lời > tại mục Hoàn tác gửi tiến hành di chuyển thanh trượt để kéo dài thời gian giúp người dùng recall email Outlook online.

​

Bước 4: Click chọn Lưu để chuyển sang tính năng thu hồi.

Bước 5: Người dùng chuyển ra giao diện chính của phần mềm Outlook web sau đó click chọn Soạn thư mới.

Bước 6: Một hộp thư mới sẽ hiện ra, người dùng nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ email người nhận, tiêu đề, nội dung, tệp đính kèm… sau đó click chọn nút Gửi.

Bước 7: Để recall email Outlook online, trên màn hình sẽ hiển thị nút Hoàn tác ở góc dưới cùng bên trái người dùng chỉ cần click chọn là đã thu hồi email thành công.

-Với những bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây, người dùng đã thu hồi email trên nền tảng Outlook online thành công. Nếu người dùng đang sử dụng Outlook trên nền tảng App thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn tiếp theo được chúng tôi gợi ý.

Hướng dẫn recall email Outlook Outlook App
- Bên cạnh việc recall email Outlook online, người dùng còn có thể thu hồi trên chính ứng dụng được tải về máy tính. Để thực hiện được, hãy cùng chúng tôi thao tác với các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Tại hộp thư đã gửi người dùng click chọn Sent Items và click đúp chọn email muốn thu hồi.

Bước 2: Một giao diện sẽ hiển thị như hình người dùng chỉ cần click chọn Actions, tiếp đến chọn Recall This Message từ trên thanh menu để thả xuống.

​

Bước 3: Một giao diện thông báo sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành click chọn Delete unread copies and replace with a new message để thu hồi email và thay thế bằng thư mới, chọn Delete unread copies of this message nếu chỉ muốn thu hồi email.

Bước 4: Chọn OK để hoàn tất.

- Sau khi thực hiện xong 04 bước trên, người dùng đã recall email Outlook thành công trên nền tảng App. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách để nhận biết rằng người dùng đã thu hồi email thành công hay chưa thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn kiểm tra recall email Outlook web 365 thành công hay chưa
- Sau khi đã thao tác recall email Outlook online, rất có thể người dùng sẽ chưa biết email đã được thu hồi thành công hay chưa. Do đó, người dùng có thể tham khảo thêm 03 cách kiểm tra được chúng tôi gợi ý như sau:

​

Cách 1 – Bật tính năng
- Trong trường hợp Outlook bật tính năng Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls, toàn bộ thư gốc và thư được thu hồi sẽ nằm trong hộp thư đến của người nhận. Trong trường hợp người nhận chưa được email thì sẽ được thay thế bằng thư mới, tuy nhiên vẫn nhận được thông báo thư ban đầu. Nếu email báo là đã xem thì thư không thể thu hồi và vẫn còn được lưu trong hộp thư của người nhận. Khi đó, người nhận vẫn sẽ nhận được thông báo người gửi đang cố thu hồi lại.

Cách 2 – Vô hiệu hóa tính năng
- Khi Outlook vô hiệu hóa tính năng Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls việc thu hồi email sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào email nào được người nhận mở trước. Nếu người nhận mở email mới thì email thu hồi đã được thực hiện thành công. Còn trong trường hợp người nhận mở email gốc thì người gửi đã thu hồi email thất bại.

Cách 3 – Áp dụng quy tắc
- Ngoài 02 cách để kiểm tra recall email Outlook online thành công hay chưa, người dùng còn có thể sử dụng quy tắc Rules để di chuyển email gốc sang vị trí thuộc thư mục khác với hộp thư đến. Khi đó, email tương tự sẽ được nhóm lại với nhau, email thu hồi được lưu trữ trong các thư mục khác nhau khi đó việc thu hồi sẽ thất bại. Ngoài ra, trong trường hợp người dùng sử dụng quy tắc Rules khiến cả email gốc và email thu hồi đều chuyển sang thư mục khác thì việc thao tác có thành công hay không đều phụ thuộc vào việc người nhận đã mở thư hay chưa.